Fiado en tu tienda: cómo llevar la cuenta sin perder clientes ni dinero

Fiar es dejar que un cliente se lleve hoy lo que te paga después. Para saber cuánto te debe cada cliente y desde cuándo, anota cada fiado y cada abono.

A quién fiarle y hasta cuánto

Decide tus reglas antes de que alguien te pida fiado. Si decides en el mostrador, cada cliente recibe una respuesta distinta.

Fíale a clientes que conoces y que compran contigo seguido. A cada uno ponle un límite de fiado: lo más que te puede deber.

Empieza con un límite bajo, por ejemplo lo que ese cliente compra en una semana. Súbelo cuando te haya pagado a tiempo varias veces.

Cada fiado también lleva una fecha límite: el día en que vence.

Según la Ley Federal del Trabajo, quien tiene un sueldo lo cobra por lo menos cada quince días. Si su trabajo es físico, por lo menos cada semana.

Pregúntale qué día le pagan y pon la fecha límite al día siguiente.

A un cliente nuevo, véndele de contado unas semanas antes de fiarle.

Con el primer fiado, explícale tus reglas: hasta cuánto, para cuándo y qué pasa si se vence.

Qué anotar en cada fiado

Cada fiado lleva estos datos:

• El nombre del cliente, escrito siempre igual. «Don Toño» en una página y «Antonio Pérez» en otra parecen dos clientes distintos.
• La fecha.
• Lo que se llevó, producto por producto.
• El total en pesos.
• La fecha límite.

La lista de productos sirve cuando el cliente duda de una cantidad. Con la lista enfrente, los dos revisan lo mismo.

Si usas libreta, dale una página a cada cliente, no a cada día. Escribe sus fiados y sus abonos en esa página, con lo que debe después de cada uno.

Dale al cliente un ticket o una foto de la nota, para que los dos tengan el mismo total.

Al cerrar el día, suma lo que fiaste. Esa mercancía salió de tu tienda aunque el dinero no haya entrado a la caja.

Por la misma razón, una venta a fiado no cuenta como efectivo en el corte de caja.

Cómo anotar los abonos

Un abono es un pago de una parte de lo que te debe un cliente. Anota cada abono con su fecha y su monto, y dale al cliente un comprobante.

Aplica cada abono primero al fiado con la fecha límite más vieja. Lo vencido baja primero y lo que queda pendiente es lo más reciente.

Un ejemplo. Doña Lupe tiene dos fiados: uno de $300 del 2 de octubre y otro de $200 del 20 de octubre. Si abona $300, ese abono paga completo el fiado del 2 de octubre.

Le quedan $200 del fiado del 20 de octubre, que todavía no llega a su fecha límite.

Después de cada abono, dile al cliente cuánto le queda por pagar.

Si un cliente abona de más, guarda lo que sobra como saldo a favor. Ese saldo paga primero su siguiente fiado.

Cómo cobrar

Recuérdale el pago al cliente un día antes de la fecha límite, no una semana después.

Manda un mensaje corto, con el monto y la fecha. Por ejemplo:

Hola, Lupe. Te escribe Rosa, de Abarrotes La Esperanza. Tu fiado de $200 vence mañana, 4 de noviembre. Aquí va tu estado de cuenta.

El estado de cuenta es la lista de fiados y abonos del cliente, con lo que debe. Con esa lista, el cliente revisa sus fiados sin preguntarte.

Si pasa la fecha límite, escríbele al día siguiente con el mismo tono. Si pasa una semana, habla con el cliente en persona y acuerda una fecha nueva.

Si un cliente no puede pagar todo, acuerda abonos con fecha, por ejemplo $100 cada sábado. Anota el acuerdo junto al fiado.

Cobra en privado, en el mostrador o por mensaje. Una lista de deudores pegada en la pared exhibe a tus clientes frente a sus vecinos.

Cuándo dejar de fiar

Decide qué haces cuando un fiado se vence. Una regla clara es no fiarle más a ese cliente hasta que abone.

Revisa cada semana cuánto te deben todos tus clientes juntos. Compáralo con lo que tienes que pagarles a tus proveedores esa semana.

Supón que esta semana les pagas $8,000 a tus proveedores y tus clientes te deben $6,000. Lo que te deben equivale a tres cuartas partes de ese pago.

Si lo que te deben crece semana con semana, baja los límites o deja de fiar a clientes nuevos.

Separa lo vencido de lo que todavía no vence, cliente por cliente. Cobra primero lo que lleva más tiempo vencido.

Si das un fiado por perdido, anótalo aparte, con su monto y su fecha. Al final del año sabes cuánto te costó fiar.

El fiado en Oden POS

En Oden POS, la página de cada cliente dice cuánto te debe y separa lo vencido. Cada fiado aparece con su fecha límite.

Cada cliente puede tener su propio límite de fiado y sus días de plazo. Si los dejas vacíos, usa los del negocio.

El plazo del negocio es de 15 días si no eliges otro.

Cada abono paga primero el fiado con la fecha límite más vieja.

El estado de cuenta es un enlace con su fiado y sus abonos. «Enviar recordatorio» abre tu WhatsApp con un mensaje que dice cuánto debe y el enlace.

Si llevas el fiado en Excel, guarda el archivo como CSV. Oden POS lo importa con lo que te debe cada cliente.